Cómo analizar los datos de dispensación y compras de tu farmacia

Por Fran Iniesta, farmacéutico y formador en inteligencia artificial y gestión para oficinas de farmacia · Última revisión: 31 de octubre de 2026

El análisis de datos de ventas de una farmacia consiste en pasar del Excel que exportas del programa de gestión o te envía el distribuidor a cinco respuestas concretas: qué rota y qué no, qué categoría y qué laboratorio te dejan más margen, cuánto valen de verdad tus rappels, cómo gestionas los genéricos y qué referencias concentran la venta (análisis ABC). Abajo tienes el método paso a paso, un ejemplo ficticio con tablas, los errores que más falsean las conclusiones y cómo apoyarte en la IA sin exponer datos de pacientes.

Qué datos necesitas y de dónde salen

Con tres exportaciones tienes casi todo:

Exportación	Campos mínimos	De dónde sale
Ventas por artículo	Código nacional, descripción, laboratorio, familia o categoría, tipo de venta (receta / libre), unidades, importe de venta sin IVA, coste	Programa de gestión: informe de ventas por artículo del periodo
Stock valorado	Código nacional, existencias, coste unitario, fecha de última venta y de última compra	Programa de gestión: valoración de stock a coste a fecha de cierre
Compras	Código nacional, proveedor, unidades, precio bruto, descuento en factura, importe neto	Programa de gestión (albaranes recibidos) o extracto del distribuidor; facturas directas de laboratorio

Añade a mano una cuarta tabla sencilla: condiciones de cada proveedor (descuento en factura, rappel por volumen, plazos de pago, condiciones de devolución). Es la que casi nadie tiene y la que más cambia el resultado.

Usa un periodo de 12 meses para evitar la estacionalidad, y exporta siempre sin datos de pacientes: ni nombres, ni DNI, ni número de tarjeta sanitaria, ni nada que permita identificar a quién se dispensó. Para este análisis no hacen falta.

Paso 1: limpiar y unificar

1. Todo sin IVA. Comprueba qué columnas vienen con impuestos y quítalos.
2. Una fila por código nacional en cada tabla, y une las tablas por ese código.
3. Revisa las familias. Artículos sin categoría o mal clasificados distorsionan el margen por categoría. Corrígelo en el programa, no solo en el Excel, para que el próximo análisis salga limpio.
4. Separa receta y venta libre. El medicamento financiado tiene precio y margen regulados (Real Decreto 823/2008); analizarlo junto a la parafarmacia mezcla dos negocios distintos.
5. Quita devoluciones y abonos del cálculo de compras, o ponlos en negativo, pero que no queden como compras.

Paso 2: rotación por artículo y por categoría

Rotación = coste de las ventas del periodo ÷ stock medio a coste. Días de stock = 365 ÷ rotación anual.

Ejemplo ficticio:

Referencia (ficticia)	Coste de ventas anual	Stock medio a coste	Rotación	Días de stock
Producto A (analgésico sin receta)	3.600 €	300 €	12	30
Producto B (crema solar de gama alta)	400 €	800 €	0,5	730

El producto B tiene 800 € parados para vender 400 € al año: dos años de stock. Aunque su margen porcentual sea alto, ese dinero estaría mejor en otra cosa. La decisión típica: reducir unidades por pedido, devolver si las condiciones lo permiten y revisar si merece lineal. Profundizamos en estas decisiones en gestión de stock e inventario en la farmacia.

Paso 3: margen por categoría y por laboratorio

Margen bruto = (ventas netas − coste de las ventas) ÷ ventas netas × 100. Calcula también qué parte del margen total aporta cada categoría.

Ejemplo ficticio de un trimestre:

Categoría	Ventas netas	Coste	Margen €	Margen %	Peso en el margen total
Medicamento con receta	60.000 €	45.600 €	14.400 €	24,0 %	60,8 %
Medicamento sin receta	8.000 €	5.200 €	2.800 €	35,0 %	11,8 %
Dermocosmética	10.000 €	6.000 €	4.000 €	40,0 %	16,9 %
Nutrición y complementos	4.000 €	2.400 €	1.600 €	40,0 %	6,8 %
Ortopedia y productos sanitarios	3.000 €	2.100 €	900 €	30,0 %	3,8 %
Total	85.000 €	61.300 €	23.700 €	27,9 %	100 %

Cómo leerlo: en este ejemplo la receta aporta la mayor parte del margen en euros, pero con el porcentaje más bajo; la dermocosmética, con solo un 11,8 % de las ventas, aporta casi el 17 % del margen. Antes de concluir «hay que potenciar dermo», cruza con la rotación del paso 2: un margen alto con stock parado puede rendir menos que un margen medio que rota.

Repite la tabla agrupando por laboratorio dentro de cada categoría. Ahí aparecen los proveedores que ocupan mucho lineal y dejan poco, y los que merecen una conversación sobre condiciones. Si quieres ir más allá con el surtido, tienes el método en gestión por categorías.

Paso 4: el efecto real de los rappels

El coste que ves en la ficha del artículo suele incluir el descuento en factura, pero no el rappel que llega a final de trimestre o de año. Si no lo incorporas, infravaloras el margen de ese laboratorio y no puedes comparar ofertas.

Ejemplo ficticio:

Concepto	Cálculo	Importe
Compras brutas al laboratorio X	—	20.000 €
Descuento en factura (5 %)	20.000 × 5 %	−1.000 €
Compras netas en factura	20.000 − 1.000	19.000 €
Rappel trimestral (3 % sobre compras netas)	19.000 × 3 %	−570 €
Coste neto real	19.000 − 570	18.430 €
Descuento efectivo total	1 − 18.430 ÷ 20.000	7,85 %

Dos comprobaciones importantes. Primera: el rappel solo vale si lo cobras; cuadra cada trimestre lo pactado con lo abonado. Segunda: un rappel que exige comprar más de lo que vendes no es un descuento, es stock parado (vuelve al paso 2). Recuerda además que la ley solo admite descuentos por pronto pago o por volumen de compras, que no incentiven un producto frente a sus competidores y que consten en factura (art. 4.6 del texto refundido de la Ley de garantías). Tienes más sobre negociación y compras en gestión de compras en la farmacia.

Paso 5: genéricos

Cuando la prescripción es por principio activo, la Ley de garantías establece que se dispense el medicamento de precio más bajo de su agrupación homogénea y, en caso de igualdad de precio, el genérico o biosimilar correspondiente. Eso hace que el margen unitario dependa poco de ti y mucho de las condiciones de compra. El análisis útil aquí es:

• Concentración por laboratorio: qué porcentaje de las unidades de genéricos compras a cada laboratorio. Trabajar con pocos laboratorios simplifica el stock y mejora la negociación, pero comprueba que cubren tus principios activos de mayor rotación.
• Referencias duplicadas: mismo principio activo, dosis y formato de varios laboratorios en stock. Cada duplicado es stock inmovilizado.
• Descuento efectivo de cada laboratorio de genéricos, con el método del paso 4.
• Continuidad para el paciente: cambiar de laboratorio cambia el aspecto del envase. Ten en cuenta a los pacientes mayores y polimedicados a la hora de decidir.

Paso 6: análisis ABC

Ordena las referencias de mayor a menor venta (o margen) y calcula el porcentaje acumulado. Las que suman los primeros tramos son tus «A»: no pueden faltar nunca. Las del final son «C»: candidatas a revisar.

Ejemplo ficticio simplificado con seis referencias:

Referencia	Ventas	% sobre total	% acumulado	Clase
R1	4.000 €	40 %	40 %	A
R2	3.000 €	30 %	70 %	A
R3	1.200 €	12 %	82 %	B
R4	900 €	9 %	91 %	B
R5	500 €	5 %	96 %	C
R6	400 €	4 %	100 %	C

Los cortes entre A, B y C los decides tú (por ejemplo, A hasta el 70–80 % acumulado). Haz el ABC por ventas y otro por margen: una referencia puede ser A en ventas y C en margen. Las decisiones salen de cruzarlo con la rotación: una «A» con faltas es venta perdida; una «C» con muchos días de stock es dinero parado.

Errores que falsean el análisis

• Mezclar importes con y sin IVA. El error más frecuente y el que más distorsiona el margen.
• Usar el PVL como coste sin descuentos ni rappels: el margen sale más bajo de lo que es.
• Valorar el stock a PVP: infla el inventario y hunde la rotación.
• Precios de coste desactualizados en las fichas del programa.
• Periodos cortos en categorías estacionales (solares, antigripales).
• Confundir envases con unidades cuando el distribuidor factura por cajas de varias unidades.
• Sacar conclusiones de un solo indicador. Margen sin rotación, o rotación sin faltas, cuentan media historia.

Hacerlo con IA de forma segura

Una herramienta de IA (ChatGPT, Claude, Copilot en Excel) puede ahorrarte horas: limpiar columnas, unir tablas, calcular rotaciones, montar el ABC y resumir conclusiones. Reglas para hacerlo bien:

1. Nada de datos de pacientes. Las exportaciones deben ser agregadas por artículo. Los datos de salud son categoría especial según el RGPD (art. 9) y la LOPDGDD; no tienen que estar en tu análisis.
2. Cuentas profesionales y revisión de la configuración de privacidad de la herramienta.
3. Pide fórmulas, no solo resultados: «explícame cómo has calculado la rotación» y comprueba dos o tres filas a mano.
4. Dale el contexto de la farmacia: qué columnas son con o sin IVA, qué es receta y qué es libre, qué significa cada código de familia.

«Te adjunto tres tablas de mi farmacia (ventas por artículo, stock valorado a coste y compras), todas sin IVA y sin datos de pacientes. Une las tablas por código nacional. Calcula para cada categoría: ventas, coste, margen en euros y porcentaje, peso en el margen total, rotación y días de stock. Después haz un análisis ABC por margen. Muéstrame las fórmulas usadas y señala los datos que te parezcan incoherentes antes de sacar conclusiones.»

Si te interesa cómo la IA ayuda a anticipar pedidos y evitar roturas, tienes un artículo específico sobre gestión de stock en farmacia con IA.

Del análisis a la rutina

Este análisis completo tiene sentido una vez al trimestre; los indicadores que salen de él (rotación, margen, stock sin movimiento, rappels) se siguen cada mes en un cuadro de mando como el de KPIs de farmacia: 15 indicadores que todo titular debe medir. Y para cerrar el círculo con la cuenta de resultados, repasa las claves de la rentabilidad de una farmacia.

Si quieres aprender a sacar estos informes en minutos con IA y convertirlos en decisiones con tu equipo, es parte de lo que trabajamos en Despega en 7 días.

Preguntas frecuentes

¿Qué datos de ventas debo exportar del programa de gestión?

Ventas por artículo con código nacional, laboratorio, familia, tipo de venta, unidades, importe sin IVA y coste; stock valorado a coste con fecha de última venta; y compras por proveedor con descuentos. Siempre sin datos de pacientes.

¿Cómo se calcula el margen por laboratorio?

Filtra las ventas de las referencias de ese laboratorio y aplica (ventas − coste) ÷ ventas. Para que sea real, usa el coste neto después de descuentos en factura y rappels.

¿Qué es el análisis ABC en una farmacia?

Una clasificación de las referencias según cuánto aportan a la venta o al margen acumulado. Las A son las imprescindibles, las C las candidatas a revisar. Conviene hacerlo por ventas y por margen y cruzarlo con la rotación.

¿Puedo subir el Excel de ventas a ChatGPT?

Sí, si contiene solo datos agregados por artículo y ningún dato que identifique a pacientes, usando una cuenta profesional y revisando la configuración de privacidad. Comprueba siempre los cálculos clave.

¿Cada cuánto debo analizar las compras y ventas?

Un análisis completo cada trimestre, coincidiendo con las liquidaciones de rappel, y seguimiento mensual de los indicadores principales.