Por Fran Iniesta, farmacéutico y formador en inteligencia artificial y gestión para oficinas de farmacia · Última revisión: 31 de octubre de 2026
El control de caducidades en la farmacia consiste en detectar con antelación los productos que van a caducar, darles salida o devolverlos a tiempo y retirar con seguridad los que ya no se pueden dispensar. Bien hecho, protege al paciente y evita perder dinero; mal hecho, se convierte en una partida de pérdidas silenciosa.
Aquí tienes el procedimiento paso a paso, el calendario mensual, cómo funcionan las devoluciones y una checklist que puedes imprimir.
Por qué importa el control de caducidades
- Seguridad del paciente: no se puede dispensar un medicamento caducado.
- Dinero: cada caducado es margen perdido y, a menudo, también el coste de la compra.
- Orden: un buen control de caducidades obliga a tener ubicaciones claras y rotación FEFO.
Procedimiento de control de caducidades paso a paso
- En la recepción del pedido: comprueba la caducidad de lo recibido; si llega con caducidad corta, valora rechazarlo o comunicarlo al proveedor según vuestro acuerdo.
- Al colocar: aplica FEFO (first expired, first out): delante lo que caduca antes.
- Registro: si tu programa de gestión registra lote y caducidad, aprovéchalo; si no, mantén un registro de las referencias de riesgo.
- Revisión mensual: lista de productos que caducan en los próximos 3 meses (6 meses para los de baja rotación).
- Decisión por producto: dar salida (exposición, consejo cuando proceda), devolver al proveedor dentro de plazo o retirar.
- Retirada: los caducados se separan en una zona señalizada «No dispensable» hasta su devolución o eliminación.
- Registro y análisis: importe caducado al mes y causa (compra excesiva, baja rotación, error de colocación).
Este procedimiento conviene tenerlo como PNT con un responsable claro (lo explicamos en cómo organizar una farmacia).
Calendario mensual de caducidades
| Semana | Tarea | Responsable |
|---|---|---|
| 1 | Listado de caducidades a 3 y 6 meses desde el programa de gestión | Responsable de stock |
| 2 | Revisión física de lineales y almacén de las familias del mes (rotación por zonas) | Técnico/a asignado/a |
| 3 | Tramitación de devoluciones dentro de plazo | Responsable de stock |
| 4 | Registro del importe caducado y de las causas; propuesta de ajuste de stock mínimo | Farmacéutico/a responsable |
Devoluciones en la farmacia
Las devoluciones de producto en buen estado (por error de pedido, exceso o caducidad próxima) se gestionan con la distribución o con el laboratorio, según las condiciones pactadas con cada uno: plazos, márgenes de caducidad aceptados y si el abono es en dinero o en producto. Por eso conviene tenerlas por escrito en la ficha de cada proveedor (lo explicamos en la guía de gestión de compras en farmacia).
Consejos prácticos:
- Revisa las condiciones de devolución de tus principales proveedores y anota los plazos.
- Agrupa las devoluciones en un día fijo y concilia los abonos recibidos.
- Haz seguimiento de las devoluciones pendientes de abono: es dinero de la farmacia.
Los medicamentos caducados o no utilizados que traen los pacientes son otra cosa: se depositan en el Punto SIGRE de la farmacia para su gestión medioambiental. El Ministerio para la Transición Ecológica explica el ciclo de gestión de estos residuos. Para los productos caducados del propio stock de la farmacia, sigue las indicaciones de tu colegio oficial y de tus proveedores.
Cómo reducir los caducados
- Ajusta stocks mínimos y máximos a la rotación real (gestión del inventario).
- No compres volumen por un descuento que no vas a vender a tiempo.
- Revisa el surtido de las categorías con más caducados (gestión por categorías).
- Forma al equipo en FEFO y en la colocación.
- Mide el importe caducado al mes y fija un objetivo de reducción; inclúyelo en tus KPIs de farmacia y en la gestión económica.
Checklist de control de caducidades
- ☐ Existe un responsable del control de caducidades y un suplente.
- ☐ La caducidad se comprueba en la recepción.
- ☐ Se aplica FEFO en lineales y almacén.
- ☐ Cada mes se saca el listado a 3 y 6 meses.
- ☐ Hay una zona señalizada para producto no dispensable.
- ☐ Las condiciones de devolución de cada proveedor están por escrito.
- ☐ Se concilian los abonos de devoluciones.
- ☐ Se registra el importe caducado y su causa.
La IA puede ayudarte a resumir el listado de caducidades y proponer acciones por producto, siempre con tu revisión. Lo trabajamos dentro de Despega en 7 días.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se controlan las caducidades en una farmacia?
Comprobando la caducidad en la recepción, colocando con criterio FEFO, revisando cada mes el listado de productos que caducan en los próximos 3 a 6 meses y decidiendo a tiempo si se les da salida, se devuelven o se retiran.
¿Qué es el método FEFO?
First expired, first out: sale primero el producto que antes caduca, independientemente de cuándo llegó a la farmacia.
¿Con cuánta antelación hay que revisar las caducidades?
Como referencia, 3 meses para productos de rotación normal y 6 meses para los de baja rotación, ajustándolo a los plazos de devolución de tus proveedores.
¿Se pueden devolver los productos caducados a la distribución?
Depende de las condiciones pactadas con cada distribuidor y laboratorio. Revisa los plazos y requisitos de cada proveedor y tenlos por escrito.
¿Qué se hace con los medicamentos caducados que traen los pacientes?
Se depositan en el Punto SIGRE de la farmacia, que se encarga de su recogida y gestión medioambiental.
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