Control de stock en farmacia: qué es, cuándo pedir, fórmulas fáciles e inventario

Por Fran Iniesta, farmacéutico y formador en gestión e inteligencia artificial para oficinas de farmacia · Última revisión: 8 de noviembre de 2026

Controlar el stock de una farmacia es tener lo que el paciente necesita cuando lo pide, sin dinero parado en los cajones y sin que nada caduque. Se consigue con cuatro números fáciles (cuánto vendes al día, cuánto tarda el pedido, cuánto margen quieres y cuántos días cubres), un buen programa de gestión y un inventario que confirme que lo que dice el ordenador es lo que hay.

Aquí te lo explico con palabras sencillas, con una calculadora para saber cuándo y cuánto pedir de cada producto y con las fórmulas y ejemplos para quien quiera ir más a fondo.

Qué es el stock de una farmacia, explicado fácil

Imagina la despensa de casa. Si compras de menos, un día te falta el aceite. Si compras de más, se te caducan los yogures y has gastado dinero que necesitabas para otra cosa. El stock de la farmacia es lo mismo, pero con miles de productos y con pacientes que esperan su tratamiento.

Controlar el stock es decidir, producto a producto, cuánto tener y cuándo pedir. El programa de gestión hace casi todo el trabajo si le das buenos datos: lo que vendes al día, lo que tarda en llegar cada pedido y cuánto margen quieres tener por si acaso.

Calculadora: ¿cuándo y cuánto pido de este producto?

Elige un producto, mira en tu programa cuánto vendes al día de media y prueba:

Qué es un buen control de stock en farmacia

El control de stock busca un equilibrio entre dos errores que cuestan dinero:

• Falta de stock (rotura): el paciente se va sin su tratamiento o vuelve más tarde, el equipo pierde tiempo con encargos y, en venta libre, la venta se pierde.
• Exceso de stock: dinero parado en el cajón, más riesgo de caducidad, más espacio ocupado y más trabajo de inventario.

Un buen sistema no consiste en tener mucho, sino en tener lo adecuado de cada referencia. Por eso las decisiones se toman por referencia y por grupo, no «a ojo» para toda la farmacia. Si quieres situarlo dentro de la gestión global, consulta la guía de gestión de la oficina de farmacia.

Fórmulas de gestión de stock con ejemplos

Rotación de stock

La rotación indica cuántas veces se renueva el stock en un periodo. Se calcula a precio de coste para no mezclar márgenes:

Rotación = coste de las ventas del periodo ÷ stock medio a coste

Días de stock = días del periodo ÷ rotación

Ejemplo ficticio: una farmacia tiene un coste de ventas anual de 1.200.000 € y un stock medio valorado a coste de 150.000 €. La rotación es 1.200.000 ÷ 150.000 = 8 veces al año. Los días de stock son 365 ÷ 8 ≈ 46 días: de media, cada euro comprado tarda unos 46 días en venderse.

El stock medio puede calcularse como (stock inicial + stock final) ÷ 2, aunque es más fiable promediar los cierres mensuales. Mira la rotación por categorías: una cifra global buena puede esconder categorías de venta libre con muchísimo stock parado.

Días de cobertura de una referencia

La cobertura dice cuántos días aguantaría el stock actual si se mantuviera la demanda reciente:

Media diaria = unidades vendidas ÷ días observados

Cobertura (días) = stock disponible ÷ media diaria

Ejemplo ficticio: la referencia A vendió 90 unidades en 30 días y tiene 18 en stock. Media diaria = 90 ÷ 30 = 3 unidades/día. Cobertura = 18 ÷ 3 = 6 días. La referencia B vendió 30 y tiene 20: 1 unidad/día y 20 días de cobertura. La referencia C vendió 0 y tiene 12: con media cero la cobertura no es estimable con este método, y lo que hay que preguntarse es por qué está ahí.

Puedes hacer este cálculo con la calculadora gratuita de cobertura de stock de los recursos de IA para farmacia.

Stock de seguridad

Es el colchón para cubrir imprevistos: picos de demanda o retrasos del proveedor. Hay dos formas de calcularlo.

Versión sencilla: stock de seguridad = media diaria × días de margen que decides cubrir.

Ejemplo ficticio: con 3 unidades/día y 3 días de margen, el stock de seguridad es 3 × 3 = 9 unidades.

Versión estadística: stock de seguridad = Z × σ × √L, donde σ es la desviación típica de la venta diaria, L el plazo de reposición en días y Z un factor según el nivel de servicio que quieres (por ejemplo, Z ≈ 1,65 para cubrir aproximadamente el 95 % de los días si la demanda se comporta de forma normal).

Ejemplo ficticio: σ = 1,2 unidades/día, plazo de 4 días y Z = 1,65. Stock de seguridad = 1,65 × 1,2 × √4 = 1,65 × 1,2 × 2 ≈ 4 unidades.

En farmacia, con varias entregas diarias del distribuidor, el plazo de reposición de la mayoría de medicamentos es corto y el stock de seguridad puede ser pequeño. Donde más importa es en productos de proveedor directo, en referencias con suministro irregular y en lo que no puedes dejar de tener.

Punto de pedido

Es el nivel de stock al que hay que lanzar el pedido para que la mercancía llegue antes de agotarse:

Punto de pedido = media diaria × plazo de reposición (días) + stock de seguridad

Ejemplo ficticio: 3 unidades/día, 4 días de plazo y 9 de seguridad: 3 × 4 + 9 = 21 unidades. Si la referencia A tiene 18, está 3 unidades por debajo del punto de pedido. Antes de pedir, comprueba pedidos pendientes, encargos de pacientes, caducidades, mínimos de compra y si la demanda reciente es representativa.

Clasificación ABC

Ordena las referencias de mayor a menor por su peso en las ventas (o en el margen) y calcula el porcentaje acumulado. Los cortes se fijan con criterio propio; una referencia habitual es:

• A: referencias que suman aproximadamente el primer 80 % de las ventas. Suelen ser pocas. Control estricto, revisión frecuente, nunca deben faltar.
• B: el siguiente 15 %. Control periódico.
• C: el 5 % restante. Suelen ser la mayoría de referencias. Reglas simples, mínimos bajos y revisión de si merece la pena tenerlas.

Ejemplo ficticio con cinco referencias:

Referencia	Ventas anuales (€)	% sobre el total	% acumulado	Clase
R1	40.000	50 %	50 %	A
R2	24.000	30 %	80 %	A
R3	8.000	10 %	90 %	B
R4	4.000	5 %	95 %	B
R5	4.000	5 %	100 %	C

Haz el ABC por categorías además del global. En medicamentos con receta, la clasificación ayuda a priorizar la disponibilidad; en venta libre, a decidir surtido y espacio. Si trabajas el lineal por categorías, cruza el ABC con la gestión por categorías.

Clasificación XYZ

El ABC dice cuánto pesa una referencia; el XYZ, cuánto varía su demanda. Se usa el coeficiente de variación:

CV = desviación típica de la venta (semanal o mensual) ÷ venta media del mismo periodo

Los umbrales los decides tú; unos orientativos son X si CV < 0,5 (demanda estable), Y entre 0,5 y 1 (variable o estacional) y Z por encima de 1 (irregular).

Ejemplo ficticio: una referencia vende de media 20 unidades a la semana con una desviación típica de 4. CV = 4 ÷ 20 = 0,2 → X. Otra vende de media 5 con desviación de 6. CV = 1,2 → Z.

Combinación	Qué significa	Política orientativa
AX	Mucho peso, demanda estable	Reposición automática ajustada, stock de seguridad bajo, revisión frecuente
AY / AZ	Mucho peso, demanda variable	Seguimiento manual, más stock de seguridad o compras planificadas por temporada
BX / BY	Peso medio	Reposición automática con revisión periódica de parámetros
CX	Poco peso, demanda estable	Mínimos bajos y reposición automática
CZ	Poco peso, demanda irregular	Valorar trabajar bajo encargo o retirar del surtido (en venta libre)

Sistema de gestión de stock: cómo configurar el programa

Las fórmulas solo sirven si se trasladan a los parámetros del programa de gestión. Un sistema de gestión de stock bien montado tiene, como mínimo:

• Mínimo y máximo por referencia, revisados al menos cada trimestre y antes de cada temporada. El mínimo se aproxima al punto de pedido; el máximo limita el dinero inmovilizado.
• Pedido sugerido o automático que alguien revisa antes de enviarlo. La automatización ahorra tiempo, pero repite errores si los parámetros están mal.
• Reglas por clase ABC/XYZ en lugar de un mismo criterio para todo.
• Listados periódicos: referencias sin venta en los últimos meses, stock por encima del máximo, próximas caducidades y faltas.
• Una persona responsable de los parámetros y de las compras de cada área, con tiempo asignado para hacerlo.

Las funciones disponibles cambian según el software. En la comparativa de programas de gestión farmacéutica tienes qué mirar en cada uno.

Inventario de farmacia: cómo hacerlo paso a paso

Tipos de inventario

• Periódico o completo: se cuenta todo el stock una o dos veces al año. Da una foto completa, pero es laborioso y suele exigir hacerlo fuera de horario o a puerta cerrada.
• Rotativo: se cuentan zonas o grupos de referencias cada semana o cada mes, de forma que a lo largo del año se recorre toda la farmacia. Detecta antes las diferencias.
• Permanente: el sistema actualiza el stock con cada entrada y salida. Es el que sostiene el día a día, pero necesita recuentos para confirmar que los registros son ciertos.

Lo más práctico en una farmacia es combinar inventario permanente con recuentos rotativos, empezando por las referencias A y por las que más diferencias han dado.

Paso a paso del recuento

1. Define alcance y momento. Qué zona o referencias vas a contar y cómo registrarás los movimientos que se produzcan durante el recuento (ventas, entradas, devoluciones).
2. Prepara la lista. Identificador del producto, ubicación, unidades registradas y espacio para unidades contadas e incidencias.
3. Cuenta con un criterio común. Envases o unidades, nunca mezclados. Revisa las ubicaciones adicionales: almacén, cajones de encargos, nevera, expositor.
4. Repite las discrepancias. Si el recuento no coincide, vuelve a contar antes de tocar el registro.
5. Busca el origen. Revisa entradas, salidas, devoluciones y movimientos pendientes. Documenta lo comprobado y lo que siga sin explicación.
6. Valida el ajuste. Una persona responsable revisa el cambio, registra el motivo y mantiene la trazabilidad en el sistema.
7. Revisa el proceso. Si un error se repite, corrige el paso que lo provoca en lugar de limitarte a cambiar la cifra.

Ejemplo ficticio de diferencia: el sistema indica 12 envases y el recuento encuentra 10. La diferencia es de −2 envases. Eso no demuestra una pérdida: puede haber un movimiento pendiente, otra ubicación o un error de recuento. Primero se investiga; después se documenta el ajuste que corresponda.

Campos del registro de inventario

• Fecha y alcance del recuento.
• Referencia y ubicación.
• Unidades registradas, unidades físicas y diferencia.
• Incidencia detectada, comprobación realizada y responsable.
• Ajuste validado y fecha de cierre.

Ten en cuenta que algunos productos tienen controles y registros específicos por normativa (por ejemplo, estupefacientes). Su recuento sigue sus propios requisitos además de este procedimiento general.

Control de caducidades

Una caducidad es stock que pasa de valer dinero a costar dinero. Para reducirlas:

• FEFO en la colocación: lo que caduca antes, delante. Se comprueba al recibir cada pedido, no solo al revisar.
• Listado mensual de próximas caducidades desde el programa, con un horizonte que decidas (por ejemplo, los próximos tres a seis meses según la rotación).
• Acción para cada producto del listado: colocar en primera línea, devolver si las condiciones del distribuidor o del laboratorio lo permiten, o planificar su salida en venta libre.
• Retirada inmediata de lo caducado o en mal estado, separado y señalizado para que nadie lo dispense, y eliminación por el circuito que corresponda.
• Productos termolábiles: nevera con registro de temperatura (entre 2 y 8 °C para los que requieren refrigeración) y revisión de caducidades específica.

Revisa también el origen: si una referencia caduca repetidamente, el problema está en los parámetros de compra o en el surtido, no en el control.

Desabastecimientos: cómo protegerse sin acaparar

Los problemas de suministro no dependen de ti, pero sí la forma de gestionarlos:

• Consulta el listado de problemas de suministro de medicamentos de la AEMPS, que indica la situación de cada presentación y, cuando existen, las alternativas.
• Identifica qué pacientes crónicos dependen de una presentación afectada y anticipa la conversación con ellos y, si hace falta, con su médico.
• Evita acumular más de lo que tus pacientes van a necesitar: acaparar agrava el problema para otras farmacias y te deja stock inmovilizado cuando se normaliza.
• Registra las faltas para medir su impacto (faltas ÷ demandas de esa referencia) y revisarlas con el distribuidor.

Tienes el detalle en cómo gestionar las compras ante el desabastecimiento de medicamentos.

Indicadores para el control de stock en farmacia

Indicador	Fórmula	Frecuencia
Rotación y días de stock	Coste de ventas ÷ stock medio a coste; días del periodo ÷ rotación	Mensual, por categoría
Stock valorado	Unidades × precio de coste	Mensual
Stock sin movimiento	Valor de referencias sin venta en el periodo que fijes	Trimestral
Tasa de faltas	Demandas no servidas ÷ demandas totales	Mensual
Caducidades	Valor de lo caducado ÷ coste de ventas	Trimestral
Precisión del inventario	Referencias sin diferencia ÷ referencias contadas	En cada recuento

El stock afecta directamente a la tesorería y al resultado. Para ver cómo encaja con el resto de cifras, consulta los indicadores de gestión de la farmacia.

Errores frecuentes en la gestión del inventario

• Comprar por la oferta sin mirar rotación ni cobertura. Un descuento sobre un producto que tardas un año en vender no es ahorro.
• Parámetros que nadie revisa: mínimos y máximos puestos hace años que ya no reflejan la demanda.
• Pedidos automáticos sin supervisión.
• Ajustar sin investigar las diferencias de inventario.
• Recepción de pedidos con prisas: entradas sin comprobar contra el albarán que luego aparecen como descuadres.
• Todo depende del titular: sin responsables de área ni procedimiento escrito, la gestión se para cuando faltas tú.

Gestión de stock con IA: qué puede hacer y qué no

Un asistente de IA puede ayudarte a calcular coberturas en una tabla exportada, detectar referencias sin movimiento, preparar el listado de caducidades o redactar el procedimiento de recepción. No sustituye al programa de gestión ni decide los pedidos: los resultados hay que comprobarlos y nunca debes subir datos de pacientes a herramientas no autorizadas. Lo desarrollamos en gestión de stock en farmacia con IA, y puedes practicar con datos ficticios en los recursos y calculadoras de IA para farmacia.

Una instrucción de prueba con datos ficticios:

Con estos datos ficticios —A vendió 90 unidades en 30 días y tiene 18 de stock; B vendió 30 y tiene 20; C vendió 0 y tiene 12— calcula la media diaria y la cobertura de cada referencia mostrando las operaciones. Si un cálculo no es estimable, indícalo. No recomiendes pedidos; enumera la información que faltaría para decidirlos.

Resultado correcto: A, 3 unidades/día y 6 días; B, 1 unidad/día y 20 días; C, cobertura no estimable. Si la herramienta da otra cifra o propone un pedido, ya sabes qué tienes que revisar.

Tipos de stock en farmacia

Hablar de «stock» en general esconde problemas distintos. Estos son los tipos de stock que conviene distinguir en una farmacia:

• Stock activo: lo que rota con normalidad y se repone con el pedido diario.
• Stock de seguridad: el colchón para no quedarse sin un producto mientras llega el siguiente pedido. Se dimensiona según la venta diaria y el plazo de reposición.
• Stock mínimo y máximo: los límites que fijas en el programa de gestión para que genere el pedido automático.
• Stock estacional: el que se compra por campaña (solares, catarros, alergias) y debe liquidarse al final de la temporada.
• Stock sin movimiento: productos sin ventas en 90 o 180 días. Inmoviliza dinero y espacio, y es el primero que conviene revisar.
• Stock en tránsito o pendiente: pedidos realizados que aún no han llegado; importante en épocas de desabastecimiento.

¿Cuál es el stock ideal de una farmacia?

No existe una cifra universal: el stock ideal es el mínimo que permite atender sin faltas. Se mide en días de stock (stock a coste ÷ coste de ventas diario) y se ajusta por familias: el medicamento de alta rotación necesita pocos días, la dermofarmacia o la ortopedia más. Para encontrar tu punto, mide tres cosas cada mes: días de stock, porcentaje de faltas y porcentaje de stock sin movimiento. Si los días bajan sin que suban las faltas, vas en buena dirección.

Para completar la gestión del stock, lee también la guía de gestión de compras en farmacia (compra directa, transfer y rappels) y el procedimiento de control de caducidades en la farmacia.

Plantilla gratuita: mide rotación, días de stock y caducados con la plantilla Excel de KPIs de farmacia.

Preguntas frecuentes

¿Qué es el stock en una farmacia?

Es todo lo que la farmacia tiene guardado para vender: medicamentos, parafarmacia y productos sanitarios. Se mide en unidades y en dinero, y se controla para que no falte nada ni sobre demasiado.

¿Cómo se controla el stock de una farmacia?

Con el programa de gestión bien configurado (stock mínimo y punto de pedido de cada producto), revisando cada día las faltas, cada mes las caducidades y haciendo inventario por secciones durante el año y completo al cierre.

¿Cada cuánto se hace inventario en una farmacia?

Depende del sistema que uses. Con inventario permanente en el programa y recuentos rotativos, puedes contar cada semana una zona o un grupo de referencias y recorrer toda la farmacia a lo largo del año, priorizando las referencias de mayor valor y las que más diferencias dan. Muchas farmacias hacen además un recuento completo anual.

¿Cuál es una buena rotación de stock en farmacia?

No hay una cifra universal: depende del peso de la receta, del surtido de venta libre y de la categoría. Lo útil es comparar tu rotación con la de tus propios periodos anteriores y por categorías, y fijarte en las que tienen muchos días de stock.

¿Qué diferencia hay entre stock mínimo y punto de pedido?

En la práctica, muchos programas llaman «mínimo» al nivel en el que proponen pedir, que es el punto de pedido: venta diaria por plazo de reposición más el stock de seguridad. El stock de seguridad es solo la parte de colchón dentro de ese mínimo.

¿Cómo se controla el stock en Excel?

Exporta del programa una tabla con una fila por referencia y columnas de ventas del periodo, días, stock, plazo y precio de coste. Con ellas puedes calcular media diaria, cobertura, punto de pedido y clase ABC. Úsalo para analizar; el registro de movimientos debe seguir en el programa de gestión.

¿Qué hago con los productos que no se venden?

Revisa primero si están bien expuestos y si el equipo los conoce. Si siguen sin moverse, valora la devolución según las condiciones del proveedor, una acción para darles salida en venta libre o dejar de trabajarlos y servirlos solo bajo encargo.

¿Qué tipos de stock hay en una farmacia?

Stock activo, stock de seguridad, stock mínimo y máximo, stock estacional, stock sin movimiento y stock en tránsito. Distinguirlos ayuda a decidir qué reponer, qué ajustar y qué liquidar.

¿Cuál es el stock ideal de una farmacia?

El mínimo que permite atender sin faltas. Se mide en días de stock y se ajusta por familia de producto, vigilando a la vez las faltas y el stock sin movimiento.