Por Fran Iniesta, farmacéutico y formador en gestión e inteligencia artificial para oficinas de farmacia · Última revisión: 8 de noviembre de 2026
Gestionar los documentos de la farmacia es saber qué guardar, cuánto tiempo y dónde encontrarlo en dos minutos cuando lo pida un inspector o tu asesor. Los plazos más habituales: 6 años para facturas y contabilidad, 4 años para la documentación laboral, 5 años para las recetas de estupefacientes y las veterinarias, 2 años para los pedidos de la venta online y un mes para las grabaciones de las cámaras. Los libros oficiales y las autorizaciones de la farmacia se conservan siempre.
Gestión documental, en 30 segundos
- Contabilidad y facturas: 6 años.
- Laboral (nóminas, contratos, registro de jornada): 4 años.
- Recetas de estupefacientes y veterinarias: 5 años.
- Siempre: autorizaciones de la farmacia, títulos, planos y libros oficiales.
- Método: una carpeta por área, en digital con copia de seguridad, y destrucción segura de lo caducado.
Cuánto tiempo guardar cada documento de la farmacia
| Documento | Plazo de conservación |
|---|---|
| Facturas, libros contables y justificantes | 6 años desde el último asiento (art. 30 del Código de Comercio) |
| Declaraciones de impuestos y su soporte | 4 años desde que acaba el plazo de declarar (prescripción, art. 66 LGT); guarda 6 por el Código de Comercio |
| Nóminas, contratos y seguros sociales | 4 años (art. 21 de la LISOS) |
| Registro de jornada | 4 años (art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores) |
| Recetas de estupefacientes | 5 años |
| Recetas veterinarias dispensadas | 5 años (RD 666/2023) |
| Registro de pedidos de la venta online | 2 años tras la dispensación (RD 870/2013) |
| Imágenes de videovigilancia | Borrar en un mes salvo incidente (art. 22 LOPDGDD) |
| Autorizaciones, títulos, planos, licencias y escrituras | Mientras exista la farmacia, y después según tu asesor |
| Libro de contabilidad de estupefacientes y libro recetario | No los destruyas: consulta a tu Colegio o a la consejería |
| Evaluación de riesgos y documentación de prevención | Mientras esté vigente y a disposición de la Inspección de Trabajo |
Más detalle sobre los libros oficiales en libro recetario y de estupefacientes.
Calculadora: ¿puedo destruir este documento?
Guárdalo como mínimo hasta: —
Cálculo orientativo desde la fecha que pongas. Si hay una inspección, un litigio o una reclamación abierta, no destruyas nada relacionado.
Cómo organizar los documentos de la farmacia
| Carpeta | Qué va dentro |
|---|---|
| 1. Farmacia | Autorizaciones, planos, títulos, colegiación, seguros, contratos de local |
| 2. Sanitario | PNT, registros de temperatura, caducidades, formulación, farmacovigilancia |
| 3. Libros y recetas | Libro recetario, estupefacientes, recetas a conservar |
| 4. Económico | Facturas, contabilidad, impuestos, banco, préstamos |
| 5. Laboral | Contratos, nóminas, registro de jornada, prevención de riesgos, formación |
| 6. Datos personales | Registro de actividades, contratos de encargado, avisos, brechas |
| 7. Proveedores | Condiciones por laboratorio, acuerdos con la distribución y grupos |
Así lo tendrás todo a mano en una inspección y podrás preparar tus PNT de farmacia con los registros correctos.
Pasar los documentos a digital
- Un único sitio con las siete carpetas, permisos por persona y copia de seguridad automática.
- Nombre de archivo claro: año-mes-tipo-proveedor (por ejemplo, 2026-11-factura-distribuidor).
- Datos de salud solo en sistemas seguros y con contrato de encargado: revisa la protección de datos en la farmacia.
- Destrucción segura del papel caducado, con trituradora o empresa certificada.
- Revisión anual en enero: qué se puede destruir y qué falta.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas de una farmacia?
Seis años, por el Código de Comercio. Hacienda puede revisar los últimos cuatro años, pero el plazo mercantil es mayor.
¿Cuánto tiempo se guardan las recetas de estupefacientes?
Cinco años.
¿Cuánto tiempo se guarda la documentación laboral?
Cuatro años las nóminas, contratos y seguros sociales, y también el registro de jornada.
¿Se pueden destruir los libros recetario antiguos?
No sin consultarlo: los libros oficiales se conservan. Pregunta a tu Colegio o a la consejería.
¿Cuánto tiempo se guardan las grabaciones de las cámaras?
Un mes como máximo, salvo que haya que conservarlas por un incidente.
Fuentes
- BOE: Código de Comercio (art. 30).
- BOE: Ley 58/2003 General Tributaria (art. 66).
- BOE: Real Decreto Legislativo 5/2000, LISOS (art. 21).
- BOE: Real Decreto 666/2023, medicamentos veterinarios.
- BOE: Real Decreto 870/2013, venta a distancia de medicamentos.
Francisco Javier Iniesta Fajardo
Farmacéutico y fundador de Farmaceando. Forma en inteligencia artificial y gestión a farmacéuticos, Colegios de Farmacéuticos y laboratorios; docente en ThePowerMBA y UDIMA.
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