Libros, registros y medicamentos obligatorios en la oficina de farmacia (2026)

Por Fran Iniesta, farmacéutico y formador en gestión e inteligencia artificial para oficinas de farmacia · Última revisión: 13 de noviembre de 2026

Una oficina de farmacia tiene que llevar dos libros oficiales de control (el libro recetario y el libro de contabilidad de estupefacientes), varios registros obligatorios (temperaturas, alertas, fórmulas, psicótropos), los libros contables y fiscales del titular y tener siempre unas existencias mínimas de medicamentos que fija la normativa. Los libros oficiales pueden llevarse en formato electrónico con el trámite de tu comunidad. Abajo tienes la lista completa, qué se anota en cada uno, cuánto se conserva, qué cambia según la comunidad y un checklist para imprimir.

Qué libros oficiales debe tener una farmacia

Hay que distinguir tres capas. Los libros oficiales sanitarios los exige la normativa del medicamento y los revisa la inspección de farmacia. Los registros sanitarios los exigen las leyes autonómicas y las normas de buenas prácticas. Y los libros del titular son los de cualquier empresario: fiscales, contables y laborales.

Libro recetario: qué se anota

En el libro recetario se anotan las dispensaciones que necesitan un control especial:

• Las fórmulas magistrales y los preparados oficinales que necesitan receta (desde la Orden de 14 de febrero de 1997, siempre).
• Los medicamentos con psicótropos del anexo 1 del Real Decreto 2829/1977.
• Los medicamentos con estupefacientes de la Lista II.
• Los medicamentos de uso humano recetados para animales.

Cada asiento lleva número correlativo, fecha, medicamento o fórmula, cantidad, prescriptor con su número de colegiado y paciente. Los ejemplos de asiento y el paso a papel o electrónico están en libro recetario y libro de estupefacientes.

Libro de contabilidad de estupefacientes

Lo regula el Real Decreto 1675/2012. Se anotan todas las entradas y salidas de estupefacientes de la Lista I (morfina, fentanilo, oxicodona, metadona…) con su saldo, que tiene que cuadrar con lo que hay en el armario. Tres obligaciones asociadas:

• Recetas oficiales de estupefacientes: se quedan en la farmacia y se custodian cinco años.
• Relación anual: en enero se comunica a la comunidad el resumen de movimientos del año anterior (muchos colegios lo gestionan por vía telemática).
• Devolución y destrucción: el Real Decreto 467/2026, de 10 de junio, regula cómo las farmacias devuelven y destruyen estupefacientes y psicótropos. Cada salida por esta vía se anota en el libro.

Otros registros obligatorios

En Castilla-La Mancha, la Ley 2/2026 deja fijados cuatro registros obligatorios para las oficinas de farmacia: adquisición y dispensación de medicamentos y estupefacientes; dispensación de psicótropos; fórmulas magistrales y preparados oficinales; y alertas. Todos pueden llevarse en formato electrónico.

Libros contables, fiscales y laborales del titular

Más detalle en contabilidad de una farmacia y fiscalidad de la farmacia.

Documentación legal que debe estar en la farmacia

• Autorización de funcionamiento de la farmacia y, si los hay, de obras, traslado o transmisión.
• Título y colegiación del titular y de los farmacéuticos que trabajan en ella, y la comunicación a la comunidad de adjuntos y sustitutos.
• Comunicación del horario y del calendario de guardias y vacaciones.
• Plan de prevención de riesgos laborales y evaluación de riesgos (prevención de riesgos en la farmacia).
• Registro de actividades de tratamiento y documentación de protección de datos (protección de datos en la farmacia).
• Procedimientos normalizados de trabajo (PNT) de las tareas críticas: recepción, caducidades, fórmulas, temperaturas.
• Contratos de mantenimiento de equipos (nevera, robot, sonda) y certificados de calibración si los tienes.

Existencias mínimas obligatorias: qué medicamentos no pueden faltar

La Orden de 5 de mayo de 1965 obligó a las farmacias a tener en todo momento un mínimo de medicamentos y artículos sanitarios recogidos en su anexo, y a facilitarlos a cualquier hora cuando estén de guardia. Esa lista se ha quedado antigua, así que hoy manda el listado de tu comunidad autónoma, que se revisa cada cierto tiempo para incluir los medicamentos que de verdad se piden.

Las preguntas que más se repiten:

• ¿Qué medicamentos no deben faltar? Los de tu listado autonómico, que reúne medicamentos de uso frecuente y de urgencia, más algunos productos sanitarios. El listado exacto lo tienes en tu colegio o en Bot Plus.
• ¿Y los estupefacientes? Si tu listado incluye algún estupefaciente o psicótropo, esas unidades también cuentan para el libro de estupefacientes y para el armario bajo llave.
• ¿Qué pasa si hay desabastecimiento? Si el medicamento está en situación de suministro irregular según la AEMPS, la falta está justificada; guarda la prueba (pedido, aviso de la distribución). Ver desabastecimiento de medicamentos.

Qué cambia según tu comunidad

Qué revisa la inspección

En una inspección rutinaria de farmacia, lo primero que se pide son los libros y registros. Los fallos más habituales:

• Saldo del libro de estupefacientes que no coincide con el armario.
• Fórmulas magistrales sin anotar o sin el número del libro recetario en la etiqueta.
• Hoja de temperaturas con huecos o sin firmar, o sin anotar qué se hizo cuando hubo una desviación.
• Psicótropos del anexo 1 dispensados sin anotar el DNI.
• Existencias mínimas incompletas sin justificación.

Carecer de los libros obligatorios o llevarlos mal es una infracción en las leyes autonómicas (la de Extremadura, por ejemplo, la incluye en su artículo 78). Prepárate con la autoinspección de inspección de farmacia.

Checklist para imprimir

Preguntas frecuentes

¿Qué libros oficiales se deben tener en una oficina de farmacia?

Dos: el libro recetario (fórmulas magistrales, psicótropos del anexo 1, estupefacientes de la Lista II y medicamentos humanos para animales) y el libro de contabilidad de estupefacientes (entradas y salidas de la Lista I). Ambos pueden llevarse en electrónico con el trámite de tu comunidad.

¿Cuáles son los libros de control de farmacia?

Los dos libros oficiales (recetario y estupefacientes) más los registros que exige tu comunidad: temperaturas, alertas, fórmulas magistrales y, en algunas comunidades, la dispensación de psicótropos como registro propio.

¿Qué documentación legal debe tener un establecimiento farmacéutico?

La autorización de funcionamiento, la colegiación de los farmacéuticos, el horario comunicado, los libros y registros sanitarios, la documentación de prevención de riesgos y de protección de datos, las hojas de reclamaciones y los libros fiscales del titular.

¿Qué medicamentos no deben faltar en una farmacia?

Los del listado de existencias mínimas de tu comunidad autónoma. La base estatal es la Orden de 5 de mayo de 1965, pero cada comunidad la ha actualizado con su propia lista.

¿Se puede llevar el libro recetario en el ordenador?

Sí, si el sistema garantiza seguridad, integridad y trazabilidad y haces el trámite que pida tu comunidad (autorización o comunicación). La Comunidad de Madrid, por ejemplo, tiene un procedimiento específico para sustituirlo por el soporte electrónico.

¿Cuánto tiempo se guardan las recetas de estupefacientes?

Cinco años, de forma confidencial. Después se destruyen sin que se puedan reconstruir.

¿Qué pasa si no tengo un medicamento de existencia mínima?

Es una infracción si no está justificado. Si el medicamento tiene problemas de suministro reconocidos por la AEMPS, guarda la prueba del pedido y del aviso de la distribución.

Fuentes

• Orden de 5 de mayo de 1965, existencias mínimas de las farmacias y almacenes farmacéuticos, BOE
• Real Decreto 1675/2012, recetas oficiales y requisitos de estupefacientes, BOE
• AEMPS: legislación de estupefacientes y psicótropos (incluye el Real Decreto 467/2026)
• Ley 2/2026 de Castilla-La Mancha (registros obligatorios, art. 33), BOE
• País Vasco: Orden de 31 de mayo de 2022 que actualiza las existencias mínimas (Decreto 270/2004)
• Comunidad de Madrid: trámites de oficinas de farmacia (libro recetario electrónico)
• Ley de Farmacia de Extremadura, art. 78 (infracciones), Iberley

Este artículo es informativo y no sustituye el asesoramiento jurídico. Para un caso concreto, consulta con tu asesor o con tu colegio de farmacéuticos.